廟裡可能遇到的情境
一筆家庭法會報名需要核對匯款，再準備疏文、收據及名冊。信眾之後改地址，歷史正式文件仍應保留當時內容。
一筆服務，怎麼走？
- 1
受理與應收明細
記錄項目、金額、幣別與付款方式，保留待付狀態。
- 2
人工或金流確認
由授權人核對現金／匯款；外部金流須另完成商家接入驗收。
- 3
文件預覽與核准
依廟方核准範本帶入資料，確認文字、直排與多人欄位。
- 4
產生、列印與補印
保存正式版本、資料快照及列印結果，失敗項目可追蹤。
角色分工
| 角色 | 工作內容 |
|---|---|
| 櫃檯 | 受理服務與應收項目，不能用付款截圖代替核銷。 |
| 會計／收款人員 | 確認收款、核銷參照及退款責任。 |
| 文書人員 | 核對範本、名冊、字卡與疏文預覽。 |
| 廟方核准人 | 核准儀軌文字、正式單據類型與更版。 |
資料欄位
| 資料類別 | 確認內容 |
|---|---|
| 款項與參照 | 應收、已確認、付款方式、核對人與必要參照。 |
| 範本與版本 | 廟名、祈文、欄位位置、字體及紙張規則。 |
| 生辰及格式 | 國曆／農曆、閏月、未知時辰與廟方採用格式。 |
| 正式文件快照 | 當時輸入、核准範本、文件編號及補印紀錄。 |
遇到例外，也有清楚的處理方式。
| 常見情況 | 處理方向 |
|---|---|
| 匯款找不到對應服務 | 保留待核對，不直接認定已付款或重複建單。 |
| 付款通知重送 | 同筆款項不能重複核銷或開立另一張正式收據。 |
| 長姓名、罕用字或超格 | 提示人工確認、續頁或依核准規則處理，不能截字。 |
| 重印時主檔已更改 | 使用原正式快照，必要更正走獨立紀錄。 |
導入時，要一起確認的事。
- 付款失敗／未確認，不產生已付款的正式證明。
- 補印沿用原收據編號；一般收據不等於統一發票。
- 單人、多人、閏月與罕用字的預覽可核對。
- 完整列印與預印黃紙套印，均須指定印表機試印。